De ICT checklist

Voordat je begint is het belangrijk te weten waar je naartoe wilt. Begin altijd om met de verschillende zorgverleners in de regio uit te spreken welke informatie je wilt delen en waarom. Vervolgens kun je bespreken hoe je dat wilt realiseren. Deel je droom met elkaar en kijk waar de overeenkomsten en verschillen zitten. Je kunt dit zo groot en zo klein maken als je wilt. Een visie is al: De regio wil minimaal de informatie van de zwangerschapskaart tussen eerste en tweede lijn kunnen elektronisch uitwisselen, maar kan ook zijn wij willen een volledig cliëntendossier dat inzichtelijk is voor alle zorgverleners en de zwangere. Kernvraag: wat zou je over 3 jaar willen kunnen doen?

Kijk eens wat andere regio’s doen, vraag eens rond naar de verschillende ervaringen. Kijk daarnaast ook aan welke wet- en regelgeving je moet voldoen.

Uiteraard moeten systemen ten alle tijden voldoen aan de Nederlandse wet- en regelgeving op het gebied van privacy. Dit schrijft onder andere voor de cliënt ten alle tijden bepaald wie zijn of haar gegevens mag zien.

De basis voor alle systemen in de geboortezorg is het PWD. Het PWD voorziet in een eenheid van taal voor de digitale informatie-uitwisseling tussen zorgverleners onderling en met centrale registraties. Meer weten over PWD: http://www.pwdinfo.nl/

Een van de lastigere vraagstukken bij dit onderwerp is ook geld. Reden hiervoor is natuurlijk dat je met meerdere partijen één oplossing wilt inzetten. Dat betekent dat je goed moet nadenken over een verdeelsleutel of andere oplossingen voor de kosten.

Vraag je daarbij af: wat mag het kosten, wie betaalt en hoe gaan we het financieren?
Vooral de laatste vraag is ook interessant. Verschillende leveranciers betekent verschillende betalingsmodellen.

Bedenk met elkaar wat jullie belangrijk vinden dat het systeem moet kunnen. Denk daarbij aan:

• Toegang (wie mag waarbij, wie verstrekt toegang, hoe wordt de toegang vertrekt, welke informatie mag waar opgeslagen worden, terugzien wie welke informatie heeft geraadpleegd). Hierbij is ook het wel of niet vormen van een geboortezorg organisatie van invloed.
• Inhoud (Wat wil je onderling delen? Personalia, historie, huidige zwangerschap, intake, echo’s of alleen verslagen, uitslagen?)
• Functionaliteit (Welke functionaliteit is belangrijk. Zwanger inzicht in eigen dossier? Declaratiemogelijkheden? Alleen informatie zelf ophalen (pull) of ook berichten gestuurd krijgen (push)? 

Als je een goed beeld hebt van de wensen kun je verder om je heen gaan kijken wat de markt te bieden heeft. Laat een aantal leveranciers bijvoorbeeld eens een demo geven.

Als regio heb je een keuze te maken in hoe je samen wilt gaan werken. Zo heb je de volgende varianten:

• Iedereen werkt in één systeem
• Eigen systeem met koppelingen voor informatie-uitwisseling (met of zonder XDS)
• Hybride vormen

Ieder systeem zal daarin zijn eigen mogelijkheden te bieden hebben. Kies dan ook op basis van jullie huidige situatie, wensen en eisen het systeem dat het beste bij jullie past. Zonder eerst goed te weten waar je naartoe wilt, kun je geen goede keuze maken tussen de leveranciers. Maar let op: Ga er niet vanuit dat er nu al meerdere leveranciers zijn die je volledige pakket aan eisen kunnen bieden. Zie een dergelijk document als een visiedocument, waar je uiteindelijk naartoe wilt groeien en op basis waarvan je de meest passende leverancier kunt kiezen. Het is belangrijk bij de keuze van een leverancier nu, te weten of hij ook met je mee kan groeien naar je einddoel!
Na de analyse kun je leverancier(s) selecteren die bij jullie wensen en eisen aansluit. Je kunt ervoor kiezen met de gekozen leverancier eerst een Proof of Concept (POC) uit te voeren. Daarmee kan de leverancier aantonen dat zijn oplossing inderdaad werkt in jullie omgeving.

Welke leveranciers zijn er en wat kan er al op het gebied van EPD?

• Iedereen eigen systeem. Er is nog niet echt één systeem voor alle zorgverleners in de geboortezorg. Wel zijn er verschillende ziekenhuis informatiesystemen op de markt die inmiddels ook modules aanbieden voor de geboortezorg. Daarmee is het mogelijk om met de keten in één systeem te werken. Denk hierbij aan leveranciers als Chipsoft en EPIC.
• Koppelingen. Verschillende leveranciers zijn op dit gebied bezig, zoals Topicus, Forecare en Meddex. Een landelijk initiatief van de Taskforce heeft als doel deze leveranciers bij elkaar te brengen. Dit landelijke initiatief richt zich op het koppelen op basis van XDS. Deze standaard wordt in de ziekenhuiswereld gebruikt voor de informatie uitwisseling tussen ziekenhuizen onderling. Het maakt ook uitwisseling tussen regio’s (uiteraard onder strikte voorwaarden) mogelijk. Naast XDS is het ook mogelijk te koppelen zonder deze standaard. Daarbij loop je wel het risico dat je kunt gaan afwijken van standaarden.
• Wat al langere tijd mogelijk is, is het versturen van informatie naar elkaar via bijvoorbeeld Zorgdomein en Zorgmail. Bij beide oplossingen gaat het om het eenmalig informatie uitwisselen met als optie het ook opslaan van de informatie. Het verschil tussen deze oplossingen en de koppelingen, is dat de informatie op een vast moment wordt verzonden of gedeeld en daarna opgeslagen. Bij koppelingen kun je informatie ophalen wanneer het je het nodig hebt.

Als de leverancier gekozen is, kun je starten met het oprichten van een project en de oplossing implementeren. Zorg hierbij ook voor een goed projectmanagement aan de VSV kant in deze fase! Juist de coördinatie tussen de verschillende partijen en belangen vraagt veel aandacht. Een zorgvuldige implementatiefase, met goede training en begeleiding, is onmisbaar voor het succes van het systeem.

Om een keuze te maken tussen de verschillende oplossingen kun je alle voors en tegens per oplossing op een rij zetten. Op basis van jullie voorkeuren en wensen zal een oplossing wel of niet passen in jullie regio.

Waar deze projecten vaak stranden is het vergeten wie de stakeholders zijn en deze op de juiste moment betrekken in het traject. Vraag je dan ook gedurende het gehele project af:

• Wie zijn de stakeholders?
• Wat zijn hun belangen, hoeveel impact heeft deze wijziging op de stakeholder?
• Wie moet je betrekken, wie moet je informeren?
• Staan ze er positief, neutraal of negatief tegenover?

Bedenk hierbij dat iedereen een ander belang heeft en probeer je hierin te verdiepen. Dit heeft te maken met de rol die iemand heeft, maar ook iemands persoonlijke voorkeuren en interesses. Een stakeholderanalyse en oefeningen met de pet van de ander kunnen hierbij helpen!